Como actual director de una empresa emprendedora y habitante de la ciudad de México, he aprendido que para atender las responsabilidades del trabajo y las personales se debe establecer una estrategia diaria, lo cual genera estrés, pérdida de tiempo, frustraciones y una infinidad de sentimientos negativos con los que uno tiene que lidiar. Pero ¿Cómo es posible optimizar la administración del tiempo en una ciudad así­? Continúa leyendo.

De la administración del tiempo a la cotidianidad

En el ámbito laboral siempre hemos escuchado que existe la administración de recursos como parte importante de las empresas, desde la administración del capital humano, administración financiera, todos sin duda enfocados a sacar el mejor provecho de la inversión efectuada en cada caso. Sin embargo, no existe un área destinada a la administración del tiempo como tal y como dice el refrán “Tiempo es dinero”, y realmente lo es.

El tiempo con el que cuenta cada persona, independientemente de cómo lo emplee, se puede traducir en un indicador que muestre la efectividad o eficiencia del factor tiempo como resultado de una ecuación que al final se traduzca en dinero. Pero el tiempo es un recurso muy subjetivo, para algunas personas no tendría el mismo valor que para otras, lo cual lo hace dependiente del valor que nosotros mismos le asignemos y de ahí surge la necesidad de darle esa importancia a través de lo que hoy conocemos como administración del tiempo.

Pareciera sencillo el pensar que la administración del tiempo es algo que todos sabemos hacer porque de manera natural lo hacemos a diario. Sin embargo conlleva más que pensar en qué actividades tenemos que hacer hoy y  cuáles catalogamos como urgentes, importantes, necesarias o básicas.

Cuántos no hemos dado prioridad a las actividades al trabajo antes que las actividades del hogar, justificando que es realmente necesario hacerlas aún fuera de nuestro horario laboral. Pensando incluso que eso nos da un sentido de responsabilidad mayor o que nos lo van a contabilizar como si fueran puntos de videojuego. La verdad es que todo pareciera ser importante o urgente.

¿Cuántas veces no hemos tenido que apresurar la salida de casa para llegar a esa reunión o cita importante sin considerar los imprevistos que surgen en los recorridos, o simplemente en cuántas ocasiones has olvidado fechas importantes con un verdadero valor emocional para los demás?

Con la experiencia hemos aprendido a descifrar que los lunes y viernes son complicados. Que probablemente a fin de mes hay carga extra de trabajo. Que las reuniones sociales son inevitables en ocasiones, pero ¿Cómo hacer para que todo esto funciones correctamente sin caer en un estrés innecesario? Como parte de Wellness México he echado mano de lo que fomentamos, el generar una mejor calidad de vida para las personas a través de acciones que, aunque parezcan complejas son herramientas que ayudan y realmente favorecen un mejor aprovechamiento de este recurso llamado tiempo y que me gustaría compartir:

Consejos para administrar tu tiempo correctamente

Conoce cómo utilizas tu tiempo: Durante un par de días (mejor aún, una semana), lleva una bitácora del tiempo que dedicas a cada actividad. Divide las tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analiza si el uso de su tiempo corresponde con tus responsabilidades.

Establece tus objetivos: Con base a lo que es importante para ti, determina que quieres lograr cada dí­a y semana. Desglosa cada objetivo en tareas, así­gnales un tiempo estimado a cada una y establece sus prioridades.

Organiza tus tiempos: Identifica las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas seleccionadas en un tiempo especí­fico. Las herramientas pueden ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, el uso del celular es muy útil hay aplicaciones que simplifican todo esto.

Identifica y elimina los enemigos del tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:

• Sobrecargar tu horario: Tratar de hacer más de lo que resulta posible, a veces es mejor decir no y buscar alternativas para el cumplimiento de responsabilidades. La técnica SI-NO-SI es muy útil y no te dejara en mal.
• Asumir tareas de otros. Por ejemplo, cuando un colaborador no realiza su trabajo en tiempo y forma, tienes que delegar las tareas, no te quedes con todo.
• Perdedores de tiempo (controlables): Tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, el uso de redes sociales es tan divertido como perjudicial, entre otros. Te hacen perder una gran cantidad de tiempo, trata de no responder a mensajes que no son urgentes, los grupos de amigos pueden tener sus propias reglas.

Con estas disciplinadas acciones encontrarán que la administración del tiempo puede ser un alivio para enfrentar las responsabilidades del día a día y ayudar a que su calidad de vida resulte mejor. No hay nada más preciado que el tiempo que le dedicamos a lo que nos parece importante y lo mejor es encontrar el cómo sí en vez del cómo no. Créanme sus colaboradores y familia notarán esa diferencia.

En Wellness México podemos apoyarlos a transmitir estos y muchos tips más para hacer de su tiempo más valioso, síguenos en redes sociales y contáctanos para una asesoría particular.